El tema central de esta edición es el testamento, que implica una toma de conciencia y de responsabilidad sobre nuestros bienes.

Desde esta perspectiva, consideramos que reflexionar también sobre la importancia de actuar consciente y responsablemente en nuestro día a día laboral, puede ser de gran utilidad.

Por ello, te recomendamos revisar algunos de los conceptos que sobre este tema ha publicado recientemente la importante revista de negocios Harvard Business Review, con el título: "Stop Letting Email Control Your Work Day" y que se refiere justamente a seguir utilizando el correo electrónico como una herramienta y no como el factor esencial que organiza nuestras actividades cotidianas en el trabajo.

El mencionado artículo señala que lo primero que debemos hacer es establecer nuestras prioridades y las clasifica en 4 cuadrantes:

Cuadrante I: tareas urgentes e importantes, que incluyen atender crisis o plazos difíciles.

Cuadrante II: tareas que son importantes pero no urgentes. Por ejemplo lo relacionado con el establecimiento de relaciones profesionales, planeación y preparación de escenarios.

Cuadrante III: tareas urgentes pero no importantes. Aquí es donde se ubican muchos de nuestros correos electrónicos, así como interrupciones y algunas reuniones.

Cuadrante IV: tareas que no son ni urgentes ni importantes.

El texto indica que es muy positivo reducir el tiempo dedicado al cuadrante IV y enfocar buena parte de nuestra atención al II. Respecto al III, buscar la eficiencia.

Al abordar específicamente los correos electrónicos relacionados con el trabajo, el artículo enfatiza que antes de redactarlos y enviarlos es importante plantearse preguntas como: ¿quién es mi público?, ¿qué mensaje necesito transmitir?, ¿qué respuesta deseo?, ¿qué canal es mejor para llegar a esta audiencia?

En este sentido explica:

Audiencia

Antes de considerar cualquier otra cosa, se debe pensar con quién se quiere establecer comunicación. ¿Se está transmitiendo información a quien la necesita o se está seguro de que va a la persona adecuada?

Se debe ser especialmente reflexivo sobre a quién se copia. Es recomendable indicar explícitamente que los que se encuentran en el campo "cc" se incluyen únicamente con fines de información y no se espera -en realidad se desalientan- que participen en discusiones posteriores. Esto simultáneamente reduce la afluencia de correos electrónicos y quita presión a los que están en la línea "cc" para responder.

Mensaje

Hay una regla de oro para los correos electrónicos: escribirlos de la manera en que a uno le gustaría leerlos. Ser precisos en el mensaje y particularmente en el asunto.

Es importante colocar los mensajes más relevantes y las preguntas al principio.

Canal

Antes de enviar un correo vale la pena preguntarse: ¿no sería más eficiente enviar un texto, hacer una llamada rápida, o incluso caminar por el pasillo para dirigir una pregunta en persona?